Власнику на ранок вистачає семи цифр. У кожної є з чим порівняти, поріг, за якого варто насторожитися, і зрозуміла дія, якщо цифра погана.
Чим зведення відрізняється від дашборда
Дашборд відкривають, коли є час і питання. Зведення приходить саме в той самий час і відповідає на єдине питання: чи потрібно мені сьогодні в щось втручатися. Тому цифр у ньому мало, і кожну підібрано так, щоб після неї можна було одразу діяти.
Єдиного стандарту ранкового зведення немає, і ми його не вигадуємо. Набір нижче це наша рекомендація для бізнесу, де є реклама, заявки, менеджери й оплати, а свій склад ви підберете за тими самими правилами, про які мова в наступному розділі.
Як вибрати цифру в зведення
- З цифри зрозуміло, що робити. Якщо вона погана, а ви не знаєте, кому дзвонити, у зведенні їй робити нічого.
- Її рахують щодня однаково й з одного джерела. Якщо дві системи дають два значення, спершу домовтеся, яка з них головна.
- Поруч із нею стоїть порівняння: без нього цифра нічого не говорить.
- Усе зведення читають за п'ять хвилин.
Сім цифр на ранок
| Цифра | Звідки беремо | Коли варто насторожитися |
|---|---|---|
| Нові заявки за вчора за каналами | CRM, форми, дзвінки | Заявок помітно менше, ніж у такий самий день минулого тижня, або зник цілий канал |
| Оплати й виручка за вчора і з початку місяця | Платіжна система, CRM | Темп з початку місяця відстає від плану |
| Конверсія із заявки в оплату | CRM: оплати ділимо на заявки за той самий період | Конверсія падає за незмінної кількості заявок |
| Завислі угоди | CRM: угоди без руху довше за термін, який ви задаєте за своїм циклом продажів | Росте кількість угод і їхня загальна сума |
| Швидкість відповіді на нові заявки | CRM, телефонія | Заявки чекають на відповідь довше за ваше правило |
| Витрати на рекламу і ціна оплати | Рекламні кабінети та CRM: витрати ділимо на кількість оплат | Гроші йдуть, а оплат немає |
| Незвичайне за добу | Порівняння із середнім за такі самі дні тижня | Різкий сплеск або провал, якого раніше не було |
Поріг для кожного рядка ви задаєте самі, виходячи зі своєї воронки. Ми навмисно не даємо чисел на кшталт «нормальна конверсія 5%»: вони залежать від продукту, ціни й каналу, а чужа норма частіше плутає, ніж допомагає.
Що у зведення не потрібно включати
Двадцять графіків, середні за місяць без прив'язки до дня, цифри без порівняння й показники, на які ніхто не реагує. Добра ознака зайвої цифри в тому, що за останні два тижні за нею не було жодного рішення, і такий рядок можна прибрати без втрат.
З чим порівнювати
У понеділок заявок зазвичай більше, ніж у неділю, тому вчорашній день краще порівнювати з таким самим днем минулого тижня і з середнім за останні чотири такі дні. Для оплат додавайте план на місяць і показуйте, скільки з нього вже виконано, тоді вранці видно і те, що стало гірше, і наскільки саме.
Як запустити зведення вручну за тиждень
- Призначте одного відповідального за зведення. Якщо за нього відповідають усі, не відповідає ніхто.
- Для кожної цифри запишіть одним рядком джерело і формулу.
- Домовтеся про слова: що вважається заявкою і що вважається оплатою. Відділи часто розуміють ці слова по-різному.
- П'ять ранків поспіль збирайте зведення руками й звіряйте з тим, що видно в системах.
- Задайте поріг і дію для кожної цифри: хто і що робить, якщо вона вийшла за межу.
- Оберіть час і місце доставки, наприклад месенджер або пошту.
- Через два тижні приберіть цифри, на які ніхто не реагував.
Коли ручне зведення ламається
Перша причина в людях: відповідальний іде у відпустку, і зведення перестає приходити. Друга в розбіжностях: відділ продажів називає заявкою будь-який дзвінок, а маркетинг лише залишену форму, і цифри не сходяться. Третя в затримках: дані з платіжної системи приходять наступного дня, і ранкова оплата у зведення не потрапляє. Четверта в рості: зведення поступово обростає рядками, поки не перетворюється на той самий дашборд на двадцять графіків.
Як це робить Другий мозок
У Brain є Telegram digest. Його склад і тригери алертів налаштовуються під бізнес клієнта. В одного з наших клієнтів ранковий digest приходить о 09:07 щодня і замінює ручні звіти. Будь-яку із семи цифр можна також спитати словами в Telegram у будь-який момент, і агент збере відповідь із CRM, реклами, платежів і завдань.
Цифри кейсів узято з практики наших впроваджень. Ваш результат залежить від якості й повноти даних.
Починати все ж варто з ручного зведення: якщо цифри не сходяться на папері, автоматизація повторить розбіжність швидше. Про те, чим відрізняється разове питання до даних від регулярного звіту, ми писали в статті «Чому BI-звіти не відповідають на головне питання керівника», а порівняння живого аналітика з агентом є в матеріалі «Другий мозок vs аналітик у штаті».
З чого почати
Почніть із безкоштовного аудиту: разом вирішимо, які із семи цифр у вас уже можна рахувати автоматично, і на які питання дані поки закрити не можуть. Потім 2 тижні безкоштовного збору даних, підключення за тарифом і підписка від 349 євро на місяць.
