Владельцу на утро хватает семи цифр. Для каждой ниже указано, когда стоит насторожиться, а сравнение и действие вы закрепляете при запуске сводки.
Чем сводка отличается от дашборда
Дашборд открывают, когда есть время и вопрос. Сводка приходит сама в одно и то же время и отвечает на единственный вопрос: нужно ли мне сегодня во что-то вмешаться. Поэтому цифр в ней мало, и каждая подобрана так, чтобы после неё можно было сразу действовать.
Единого стандарта утренней сводки нет, и мы его не придумываем. Набор ниже это наша рекомендация для бизнеса, где есть реклама, заявки, менеджеры и оплаты, а свой состав вы подберёте по правилам из следующего раздела.
Как выбрать цифру в сводку
- По цифре понятно, что делать. Если она плохая и вы не знаете, кому звонить, в сводке ей делать нечего.
- Её считают каждый день одинаково и из одного источника. Если две системы дают два значения, сначала договоритесь, какая из них главная.
- Рядом с ней стоит сравнение, например с таким же днём прошлой недели, потому что без него цифра ничего не говорит.
- Всю сводку читают за пять минут.
Семь цифр на утро
| Цифра | Откуда берём | Когда стоит насторожиться |
|---|---|---|
| Новые заявки за вчера по каналам | CRM, формы, звонки | Заявок заметно меньше, чем в такой же день прошлой недели, или пропал целый канал |
| Оплаты и выручка за вчера и с начала месяца | Платёжная система, CRM | Темп с начала месяца отстаёт от плана |
| Конверсия из заявки в оплату | CRM: оплаты делим на заявки за тот же период | Конверсия падает при прежнем числе заявок |
| Зависшие сделки | CRM: сделки без движения дольше срока, который вы задаёте по своему циклу продаж | Растёт число сделок и их общая сумма |
| Скорость ответа на новые заявки | CRM, телефония | Заявки ждут ответа дольше вашего правила |
| Расходы на рекламу и цена оплаты | Рекламные кабинеты и CRM: расходы делим на число оплат | Деньги уходят, а оплат нет |
| Необычное за сутки | Сравнение со средним по таким же дням недели | Резкий всплеск или провал, которого раньше не было |
Порог для каждой строки вы задаёте сами, исходя из своей воронки. Мы намеренно не даём чисел вроде «нормальная конверсия 5%»: они зависят от продукта, цены и канала, а чужая норма чаще путает, чем помогает.
Что в сводку не нужно включать
Не нужны двадцать графиков, средние по месяцу без привязки к дню, цифры без сравнения и показатели, на которые никто не реагирует. Лишнюю цифру выдаёт то, что за последние две недели по ней не было ни одного решения: такую строку можно убрать без потерь.
С чем сравнивать
В понедельник заявок может быть больше, чем в воскресенье, поэтому вчерашний день лучше сравнивать с таким же днём прошлой недели и со средним за последние четыре таких дня. Для оплат добавляйте план на месяц и показывайте, сколько из него уже выполнено, тогда утром видно и то, что стало хуже, и насколько именно.
Как запустить сводку вручную за неделю
- Назначьте одного ответственного за сводку. Если за неё отвечают все, не отвечает никто.
- Для каждой цифры запишите одной строкой источник и формулу, чтобы любой сотрудник считал её одинаково.
- Договоритесь о словах: что считается заявкой и что считается оплатой. Отделы часто понимают эти слова по-разному.
- Пять утр подряд собирайте сводку руками и сверяйте с тем, что видно в системах.
- Задайте порог и действие для каждой цифры: кто и что делает, если она вышла за границу.
- Выберите время и место доставки, например мессенджер или почту, чтобы сводка приходила туда, где вы её увидите.
- Через две недели уберите цифры, на которые никто не реагировал.
Когда ручная сводка ломается
Первая причина в людях: ответственный уходит в отпуск, и сводка перестаёт приходить. Вторая в расхождениях: отдел продаж называет заявкой любой звонок, а маркетинг только оставленную форму, и цифры не сходятся. Бывают и задержки. Если данные из платёжной системы приходят на следующий день, утренняя оплата в сводку не попадает. И наконец, сводка постепенно обрастает строками, пока не превращается в тот самый дашборд на двадцать графиков.
Как это делает Второй мозг
В Brain есть Telegram digest. Его состав и триггеры алертов настраиваются под бизнес клиента. У одного из наших клиентов утренний digest приходит в 09:07 каждый день и заменяет ручные отчёты. Brain также отвечает на вопросы словами в Telegram, собирая ответ из CRM, рекламы, платежей и задач.
Цифры кейсов взяты из практики наших внедрений. Ваш результат зависит от качества и полноты данных.
Сначала стоит собрать ручную сводку по плану выше: если цифры не сходятся на бумаге, автоматизация повторит расхождение быстрее. О том, чем отличается разовый вопрос к данным от регулярного отчёта, мы писали в статье «Почему BI-отчёты не отвечают на главный вопрос руководителя», а сравнение живого аналитика с агентом есть в материале «Второй мозг vs аналитик в штате».
С чего начать
Если после ручной сводки захотите обсудить автоматизацию, приходите на бесплатный аудит: посмотрим, где лежат ваши данные и на какие вопросы они уже могут ответить. Дальше 2 недели бесплатного сбора данных, подключение по тарифу и подписка от 349 евро в месяц.
